Y Bwrdd Rheoli |
Lleoliad: |
Ystafell Gynadledda 4B - Tŷ Hywel |
|
|
||
Dyddiad: |
Dydd Llun, 20 Mehefin 2016 |
|
|||
Amser: |
13.00 - 14.30 |
|
|||
|
|||||
|
|||||
Cofnodion: MB (06-16) |
|||||
|
|
|
|||
Aelodau’r Pwyllgor: |
|
Claire Clancy (Prif Weithredwr a Chlerc) (Cadeirydd) Adrian Crompton (Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad) Anna Daniel (Pennaeth Trawsnewid Strategol) Non Gwilym (Pennaeth Cyfathrebu) Nia Morgan (Pennaeth Gwasanaethau Ariannol) Mair Parry-Jones (Pennaeth y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi) Kathryn Potter (Pennaeth y Gwasanaeth Ymchwil) Mike Snook (Pennaeth Pobl a Lleoedd) Craig Stephenson (Cyfarwyddwr Gwasanaethau’r Comisiwn) Sulafa Thomas (Pennaeth Gwasanaethau'r Comisiwn) Chris Warner (Pennaeth Gwasanaeth y Pwyllgorau Polisi a Deddfwriaeth) Siân Wilkins (Pennaeth Gwasanaeth y Siambr a Phwyllgorau) Lowri Williams (Pennaeth Adnoddau Dynol) |
|||
|
|
||||
|
|
|
|||
Staff y Pwyllgor: |
|
Liz Jardine (Ysgrifenyddiaeth)
|
|||
|
|
||||
|
|
|
|||
Eraill yn bresennol: |
|
Leanne Baker, Pennaeth Dros Dro Gweithrediadau Adnoddau Dynol, Iechyd Corfforaethol a Recriwtio |
|||
|
|
||||
1 Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant
Cafwyd ymddiheuriadau gan Elisabeth Jones (Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cyfreithiol), Mark Neilson (Pennaeth TGCh), Dave Tosh (Cyfarwyddwr Adnoddau y Cynulliad) a Gareth Watts (Pennaeth Llywodraethu ac Archwilio Dros Dro).
Ni chafwyd datganiadau o fuddiant.
2 Nodyn cyfathrebu â staff
Bydd Adrian Crompton yn drafftio nodyn ar drafodaeth y Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion.
3 Cofnodion y cyfarfod diwethaf - 12 Mai
Cytunwyd bod cofnodion cyfarfod y Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd ar 12 Mai yn gofnod cywir.
4 Rheoli Absenoldeb
Daeth Leanne Baker i'r cyfarfod i drafod y cyfraddau absenoldeb yn fanwl gyda'r Bwrdd Rheoli, beth yw sefyllfa'r Cynulliad o'i gymharu â'r sefyllfa ehangach o ran absenoldeb ac argymhellion ar reoli absenoldeb. Er bod y lefel yn is nag yn y sector cyhoeddus, mae absenoldeb oherwydd salwch wedi bod yn cynyddu dros y blynyddoedd diwethaf, ac iechyd meddwl yw'r prif reswm dros salwch hirdymor. Cytunodd y Bwrdd ei bod yn bwysig iawn rheoli absenoldeb yn effeithiol a chefnogi iechyd a llesiant staff. Gallai absenoldeb oherwydd salwch gyfrannu at ddiffyg morâl ymysg staff ac, o bosibl, effeithio ar safonau gwasanaeth, yn ogystal â bod yn gostus.
Trafododd y Bwrdd sut y mae polisïau absenoldeb yn cael eu cymhwyso ar draws y sefydliad a phroblemau canfyddedig. Awgrymwyd y gellid mireinio data rheoli ar gyfer Penaethiaid ymhellach i'w galluogi i nodi'r materion o bwys a deall pam mae absenoldebau wedi cynyddu. Ystyriodd y Bwrdd yr argymhellion yn fanwl, gan gytuno ar y canlynol:
· byddai hyfforddiant ychwanegol ar reoli presenoldeb yn fuddiol, ond gan dargedu meysydd lle ceir problemau, gan sicrhau bod cyfrifoldebau'r unigolyn yn glir, fel gweithiwr ac fel rheolwr;
· cynnig cymorth penodol, drwy godi ymwybyddiaeth, a darparu hyfforddiant, pecyn cymorth ac arweiniad, i gryfhau gallu rheolwyr i ymdrin ag absenoldebau'n fwy effeithiol;
· codi ymwybyddiaeth o fesurau ataliol, fel mentrau llesiant, gyda chynllun hyfforddiant peilot posibl i helpu rheolwyr i ddeall materion iechyd meddwl; ystyried ymestyn cymorth iechyd galwedigaethol presennol;
· darparu data mwy manwl i Benaethiaid Gwasanaeth;
· ystyried a allwn gefnogi rhai â chyfrifoldebau gofalu yn fwy effeithiol, gan gynnwys drwy bolisïau presennol ac a oes modd rhoi cymorthdaliadau mewn achosion eithriadol;
· ystyried ffyrdd o annog a chefnogi staff i ysgwyddo’r cyfrifoldeb am eu llesiant eu hunain o safbwynt gwaith;
· sicrhau bod cefnogaeth yn cael ei rhoi i reolwyr ymdrin yn brydlon ac yn sensitif â materion iechyd – pa un a yw’n ymwneud ag iechyd neu absenoldeb – a sicrhau cydbwysedd rhwng cefnogi’r unigolyn a disgwyl iddo ef neu hi allu cyflawni ei waith;
· defnyddio FiYw i greu rhybuddion awtomatig ar gyfer cyflogeion a rheolwyr, er enghraifft, i atgoffa rheolwyr i gadw mewn cysylltiad â staff absennol, cynnal cyfweliadau dychwelyd i'r gwaith neu gau achosion absenoldeb.
Mae'r tîm Adnoddau Dynol yn fwy na pharod i ddod i gyfarfodydd tîm neu Wasanaeth i drafod hyn i gyd ymhellach.
5 Seiber-ddiogelwch
Cytunodd y Bwrdd i neilltuo cyfarfod i drafod rheoli absenoldeb, felly gohiriwyd yr eitemau eraill tan agenda cyfarfod mis Gorffennaf.
6 Strategaeth Archif
Cytunodd y Bwrdd i neilltuo cyfarfod i drafod rheoli absenoldeb, felly gohiriwyd yr eitemau eraill tan agenda cyfarfod mis Gorffennaf.
7 Ffurflen Asesu Risg - Newidiadau Uwch-reoli
Cytunodd y Bwrdd i neilltuo cyfarfod i drafod rheoli absenoldeb, felly gohiriwyd yr eitemau eraill tan agenda cyfarfod mis Gorffennaf.
Cloi'r cyfarfod
7 Unrhyw Fusnes Arall
Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 14 Gorffennaf, ar ôl y diwrnod cwrdd i ffwrdd ar 8 Gorffennaf i drafod yn fanwl yr heriau a'r cyfleoedd sy'n wynebu'r Cynulliad a'r Comisiwn ar ddechrau'r Pumed Cynulliad.